La nómina es un documento contable en el que se registran las percepciones a pagar y las deducciones que se deberán restar del salario a los colaboradores de la empresa.
También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras y otras como el impuesto sobre la renta o las cuotas obreras al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). De estas operaciones se obtiene la cantidad final que el colaborador recibirá en un determinado periodo tiempo comúnmente llamado periodo de nómina.
El cálculo de la nómina y su cumplimiento es un proceso más complicado de lo que uno podría pensar. Hay varios aspectos de las distintas autoridades que debemos tener siempre en mente para no cometer errores u omisiones y causar multas o retrasos en los pagos, ya que es bien sabido que esto puede provocar problemas de clima laboral en la empresa o afectaciones en el personal, lo cual, sin duda, se verá reflejado en la productividad.
El hecho del desconocimiento de las leyes no exime de su cumplimiento y también de sus consecuencias. Calcular la nómina requiere de profesionalismo y responsabilidad, usar un software especializado, será siempre la mejor opción, por lo cual resulta indispensable elegir la mejor herramienta tecnológica disponible y con el soporte necesario del proveedor del servicio.
Uno de los beneficios que ofrece el Servicio de Maquila de Nómina es contar con profesionistas expertos en el procesamiento de su nómina, la determinación de impuestos que gravan los salarios y los derivados de ella con la confianza de que la información que se proporciona será veraz y oportuna.
Su mayor ventaja es eliminar los Riesgos por pagos innecesarios (multas y recargos) de la Ley del IMSS, en su artículo 15, en la cual, se habla de las obligaciones a las que está sometido el patrón para con los empleados y los requisitos mínimos que debe tener la nómina en todas las modificaciones que presenten los salarios, altas, bajas y demás cambios en la situación del colaborador en un tiempo establecido.
La Ley Federal del Trabajo (LFT) en su artículo 804 establece la obligación de conservar y exhibir en conjunto los contratos individuales que se realicen, cuando no exista un contrato colectivo de los trabajadores. También guardar los recibos de pago del salario, al igual que los controles de asistencia de los trabajadores. Igualmente, se deben tener los comprobantes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y los pagos de primas que se otorguen a los colaboradores. También en el artículo 110 están estipulados los fundamentos legales de todas las deducciones en México. Cualquier otro tipo de deducción, que no esté en la ley, está prohibido.
En el Código Fiscal de la Federación, en su artículo 67 se establece que las autoridades fiscales determinan las contribuciones o aprovechamientos omitidos, así como también imponen las sanciones dadas por in- fracciones al reglamento fiscal. Estas contribuciones personales se deben ver reflejadas en las nóminas de empleados que posea la empresa, con el fin de tener una constancia de su pago y declaración.
Riesgos de seguridad social
La ausencia de cotización de los trabajadores en el régimen obligatorio del Seguro Social es una de las faltas derivadas por pagar fuera de nómina a los trabajadores. Por incumplir con esta obligación de ley se corre el riesgo de recibir una serie de multas e infracciones ante el IMSS. Además, una de las consecuencias más perjudiciales en las que se puede caer por falta de atención, es la de no dar de alta a los trabajadores ante el IMSS al pagar- les “por fuera”, es la propensión para recibir demandas por accidentes laborales. Por lo que, de acuerdo con la Ley del Seguro Social.
La defraudación fiscal a los regímenes del seguro social, amerita prisión con penas que van desde tres meses hasta nueve años de prisión (Art. 308 del IMSS)
Impactos del CFDI de nómina y su cumplimiento
La expedición del CFDI de nómina y su timbrado ha constituido todo un reto que va más allá de la parte tecnológica, ya que es un proceso que no solo implica la instrucción para sellar el recibo de nómina hacia un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), para estos efectos, sino que también involucra establecer controles robustos que permitan monitorear y validar el suministro y calidad de la información que deberá enviarse al SAT.
El CFDI y la seguridad social
En los últimos años se ha reforzado la coordinación entre diversas autoridades fiscales en nuestro país, encaminada a combatir la evasión fiscal y la detección oportuna de esquemas de defraudación fiscal. De acuerdo con lo anterior, es imperante mencionar el convenio de colaboración signado entre el SAT y el IMSS, que establece diversos esquemas de colaboración, así como el ejercicio conjunto de actos de comprobación de las obligaciones en materia fiscal y de seguridad social.
El CFDI y sus implicaciones laborales
Las impresiones de los recibos de nómina, aun cuando carezcan de la firma del trabajador, siempre que cuenten con el sello digital generado, correspondiente a la cadena de caracteres que permite autentificar la operación realizada, tienen valor probatorio en el juicio laboral, conforme al artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que señala que quienes hagan pagos por salarios y, en general, por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán expedir y entregar comprobantes fiscales en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los que podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de los numerales 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal del Trabajo.
Impuesto Sobre Nóminas
También conocido como impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal, se trata de un impuesto que los patrones deben cubrir por los pagos de sueldos y prestaciones laborales que corresponden a una relación laboral.
Al tratarse de un impuesto con carácter local, la tasa del impuesto sobre nóminas varía de acuerdo con el estado al que pertenezca la empresa y donde se lleva a cabo el trabajo. Del mismo modo, las leyes que respaldan a este impuesto son varias y se encuentran en las leyes de Hacienda y Códigos Financieros de cada estado.
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Artículo por: Luz del Carmen García
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