Las actas administrativas son herramientas fundamentales en la gestión de Recursos Humanos y en el manejo de las relaciones laborales en cualquier empresa. Estos documentos juegan un papel crucial en el registro y manejo de situaciones que involucran el incumplimiento de normas o políticas por parte de los colaboradores.
Si bien la Ley Federal del Trabajo no habla expresamente de las actas administrativas, su fundamento si se encuentra en la fracción décima del artículo 423 de la propia ley, que se refiere a las sanciones establecidas dentro del Reglamento Interior de Trabajo(RIT)
¿Qué es un acta administrativa y qué debe de contener?
La acta administrativa o laboral es un documento de control interno en las empresas que se elabora con la finalidad de señalar, dejar evidencia y/o sancionar hechos en los que el colaborador ha incurrido y que van en contra de la regulación normativa de la empresa como puede ser: La Ley Federal del Trabajo (LFT), contrato colectivo, contrato individual de trabajo, reglamento interno de trabajo o código de conducta establecidos.
La importancia jurídica que tiene este documento es que puede convertirse en una prueba de hechos, ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (CEFECOREL), en la que se fundamenten acciones legales de la empresa, dado que, los hechos que se señalan en las mismas pueden contener desde simples omisiones a algunas reglas que requieran acciones correctivas simples, hasta daños importantes en la empresa que deriven en la rescisión del contrato del trabajador.
¿Cuáles son los objetivos de un acta administrativa?
Las actas administrativas cumplen varios propósitos fundamentales en el ámbito laboral. Estos objetivos están diseñados para proteger tanto los intereses de la empresa como el derecho laboral, asegurando un proceso justo y transparente en la documentación de incidentes laborales.
- Señalar y dejar evidencia de las infracciones en las que el colaborador ha incurrido.
- Detallar los hechos ocurridos, señalando fecha, hora y testigos de quienes presenciaron los hechos.
- Determinar las sanciones correctivas necesarias, de acuerdo con el reglamento interno de trabajo (RIT) de la empresa o establecer si existen causales que se establecen en el artículo 47 de la LFT para dar por terminada la relación laboral sin responsabilidad para el patrón (rescisión del contrato individual).
¿Qué debe contener un acta administrativa?
Un acta administrativa bien elaborada debe incluir elementos clave que aseguren su validez y efectividad. La estructura y contenido del acta deben ser claros, precisos y completos:
- Detalle del momento en que se levanta. Lugar, fecha, hora y personas que se encuentran reunidas junto con el cargo que ocupan dentro de la empresa.
- Descripción de los hechos, junto con el detalle de la regulación establecida en la empresa en que incurrió la omisión.
- Espacio para que el colaborador de su versión o réplica.
- Espacio para que alguno(s) de los asistentes añadan comentarios relativos al documento que se suscribe.
- Fecha en que se firma.
- Firma de ratificación de los asistentes y testigos de los hechos (por lo menos dos). Los testigos deben ser compañeros de trabajo que hayan presenciado los hechos.
El valor de un acta administrativa ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (CEFECOREL
Si se ofrece el acta administrativa como un documento probatorio de la rescisión de contrato de un colaborador, su contenido debe ser ratificado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (CEFECOREL) por quienes suscribieron el acta y los testigos, lo cual puede ser desde la confesión expresa del trabajador de los hechos o la ratificación de forma expresa de quienes intervinieron en la misma.
De lo anterior se desprende que las actas administrativas más comunes son:
- Ausentismo laboral.
- Desobediencia a órdenes y reglas de seguridad e higiene en la empresa.
- Faltas de probidad u honradez (falta de integridad del trabajador en su trabajo o hurto).
- Acudir al trabajo en estado de ebriedad o bajo el influjo de drogas.
- Violencia laboral y malos tratos en contra del patrón, compañeros o clientes.
- Daños en las instalaciones, seguridad o accidentes derivados de conductas erróneas o descuido por parte del trabajador.
- Abandono del trabajo.
Como firma especializada en materia laboral, quedamos a la disposición por cualquier orientación adicional.
Artículo por: Great Team-Capital Humano
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