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¿Tu empresa ya esta preparada para la modalidad de Teletrabajo o Home Office?

Debido a la pandemia del COVID19, millones de trabajadores y empresas en México y el mundo se vieron obligados a asumir la modalidad del llamado Teletrabajo o Home Office de un día para otro. Sin embargo, muchas empresas y empleados desconocen la nueva normativa que regula esta nueva modalidad y por lo tanto están expuestos a multas o sanciones por parte de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS)

Pero no te preocupes, en este artículo te explicaremos que es el Teletrabajo y sus particularidades, además de otros temas que debes considerar para evitar problemas presentes y futuros en tu empresa. Así que, iniciemos explicando los conceptos básicos:

Teletrabajo; es una forma de organización laboral subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, en lugares  distintos al establecimiento del patrón, por lo que no se requiere la presencia física de la persona trabajadora bajo esta modalidad.

Tele trabajador: es quien presta su servicio personal, remunerado y subordinado, en un lugar distinto a la instalación de la empresa o centro de trabajo del patrón y utiliza las tecnologías de la información y la comunicación.

Tiempo: Más del 40 %  del tiempo en el domicilio de la persona trabajadora será considerado como teletrabajo. No será considerado teletrabajo aquel que se realice de forma ocasional o esporádica.

Contrato: Las condiciones de trabajo se harán constar por escrito mediante un contrato y cada una de las partes conservará un ejemplar (patrón y persona trabajadora). Además de lo establecido en el artículo 25 de la LFT, el contrato contendrá especificaciones propias del teletrabajo. Los patrones que no cuenten con un contrato colectivo de trabajo deberán incluir el teletrabajo en su reglamento interior de trabajo y establecer mecanismos que garanticen la vinculación y contacto entre las personas trabajadoras que desempeñen sus labores bajo esta modalidad.

Obligaciones del patrón y del Teletrabajador

Es relevante se conozcan las obligaciones que ambas partes deben cumplir en este nuevo esquema de contratación incluyendo las disposiciones en materia de seguridad y salud en el trabajo establecidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Cómo podemos observar, tanto patrones como empleados adquieren algunas  obligaciones especiales.

Condiciones del lugar de trabajo del Tele trabajador

Otro punto importante, es definir si el teletrabajador cuenta con las instalaciones necesarias para desarrollar su trabajo, reuniones y funciones básicas de su puesto de trabajo, es decir, si en su casa o espacio elegido para este fin cuenta con una conexión de internet lo suficientemente potente, si tiene hijos pequeños y/o mascotas que generan ruido y distracciones constantes, si cuenta con un espacio privado para desarrollar sus funciones e incluso si cuenta con los requerimientos técnicos y conoce la paquetería indicada para comunicarse con eficiencia con su jefe y demás colaboradores.

Perfil Tele trabajador

El teletrabajo ofrece ventajas y beneficios: flexibilidad, independencia, ahorro de costos, tiempos improductivos de traslados, etc. Sin embargo, tele trabajar de manera eficiente requiere tener un conjunto de competencias específicas y alineadas  a nuevos retos laborales, por lo que es importante definir y evaluar   las habilidades y/o competencias que guarden relación con su forma de trabajar; como el compromiso, la disciplina, la proactividad o la autonomía, además de  circunstancias personales que debe ser detalladas en el perfil idóneo del teletrabajador

Podría darse el caso en una empresa, tener que decidir qué empleados tele trabajarán y cuáles lo harán de forma presencial. Se trata de realizar un primer filtrado que permita llegar a los perfiles más adecuados para participar en el proyecto de trabajo remoto. Es recomendable se evalúen los perfiles del personal previo a tomar una decisión.

Tecnología que apoya el teletrabajo

Es de suma importancia que desde el inicio en la implementación del teletrabajo identifiquemos la tecnología que apoyará el trabajo en casa, por esta razón, recomendamos identificar las herramientas que nos  permitan trabajar desde cualquier sitio con mayor comodidad y nos brinden un apoyo indispensable en las tareas diarias.

En el teletrabajo necesitaremos de herramientas que faciliten y hagan más eficientes las reuniones entre los colaboradores, la gestión de proyectos y  la gestión del tiempo (planificación de horarios y tareas), el tema de seguridad de la información, las aplicaciones móviles para el manejo seguro de la información en , prevención contra “hackers” o ataques informáticos, entre otras, con el objetivo de aumentar la productividad y eficiencia.

Reforma del Artículo 311 de la Ley Federal del Trabajo(LFT)

En materia de teletrabajo se reforma el Artículo 311 y se adiciona el capítulo XII bis de la LFT con los Artículos  330-A; 330-B; 330-C; 330-D; 330-E; 330-F; 330-G; 330-H; 330-I; 330-J y 330-K

Bajo este contexto que impulsó esta modalidad de trabajo en su regulación, no se deja de  lado la salud tanto mental y física del colaborador, esto va muy en sintonía con la Norma Oficial Mexicana 035 que entró en vigor el 23 de octubre del 2020, la cual atiende las dimensiones de la salud mental y pretende paliar los efectos adversos del estrés laboral en trabajadores e incluso en sus familias, al procurarles precisamente un mayor equilibrio vida-trabajo.

Sí deseas conocer más acerca de esta modalidad de trabajo, te ofrecemos asesoría para la implementación del teletrabajo y los contratos necesarios en tu negocio y/o empresa. Visita:  www.greatteam.mx/home-office

Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Capital Humano
www.greatteam.mx

CUENTA REGRESIVA. ¡Llegó el tiempo de cumplir la NOM-035!

Hasta el momento, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) no ha notificado en el Diario Oficial una prórroga en el plazo de cumplimiento de la NOM 035,por lo tanto, todas las empresas debemos cumplir con esta norma.

La NOM 035 es de carácter obligatorio por ser parte de la Normatividad de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo tanto, los empresarios con personal a su cargo, deben observarla, adicional, al haber concluido la primera fase en octubre 2019 y finalizar la segunda fase en octubre 2020, se debe de haber implementado la norma en su totalidad.

Las empresas no pueden llegar “en cero” a la entrada en vigor de la NOM 035 este 23 de octubre, no es conveniente, no disponer de un diagnóstico, una política o al menos la programación de un plan de acciones preventivas y de mejora, derivado de la evaluación de los Factores de Riesgo Psicosocial.

También es muy importante que las empresas consideren que el Trabajo en casa (Home office) identificado por STYPS como Teletrabajo, no se puede excluir del cumplimiento de esta norma y es indispensable identificar los factores de riesgo, dado que también en el trabajo a distancia, se generan y acentúan estos factores, posiblemente incrementados por las condiciones en las que se está laborando actualmente, todavía “hay tiempo para cumplir”; aunque la empresa esté en cero, lo único que se necesita es disposición para implementarla, la empresa cambie de mentalidad y descubra que al aplicarla correctamente será positivo para su organización.

Así mismo, podemos garantizar que la implementación de la NOM 035 aportará varios beneficios a la empresa, entre otros, el incremento de liderazgos eficaces, la creación de un entorno organizacional favorable, el aumento en la productividad y la prevención de enfermedades relacionadas con el estrés laboral.

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Otro aspecto relevante, es aclarar que la NOM 035 no es una norma de estrés laboral y tampoco posee herramientas para curarlo. Su enfoque es preventivo y tiene como finalidad, advertir riesgos psicosociales en el trabajo, es decir, elementos que pueden dañar la salud mental de los trabajadores y desencadenar problemas como insomnio, ansiedad, depresión o estrés y como consecuencia siniestralidad, ausentismo ,rotación, bajo rendimiento, clima laboral conflictivo.

Igualmente tenemos que observar que también influye la regulación internacional en comercio, las exigencias de las normas ISO, la entrada en vigor del T-MEC, al coincidir varias circunstancias se acelera a las empresas a cumplir.

Si tienes preguntas o deseas asesoría para cumplir con la NOM-035 en tu empresa, con todo gusto nuestro equipo de expertos te podrán asesorar para el cumplimiento de la norma. Visita: www.greatteam.mx/asesoria-nom-035 o envíanos un correo a:  ventas@greatteam.mx

Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Expertos en Capital Humano
www.greatteam.mx

¿Cómo implementar el “Home Office” sin afectar la productividad?

El Home office (teletrabajo) no es una tarea tan fácil como parece, lo importante es saber que al implementarlo es esencial entender un cambio de mentalidad tanto de los colaboradores como de los líderes de área en aspectos técnicos.

Entre lo relevante, se tendrá que considerar lo relacionado a medir la productividad, lo cual significa, administrar el trabajo que realizamos, medir nuestros avances y tener una buena  gestión de comunicación con nuestro equipo.

Si realmente  se  quiere aumentar el rendimiento, la tecnología es nuestra verdadera aliada, existen varias plataformas y herramientas muy útiles para optimizar la comunicación y tener un trabajo remoto seguro, que permita conectarse de manera eficiente:

  • Teams de Microsoft

Plataforma de trabajo colaborativo. La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluye Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.

  • Meet

Google Meet es la aplicación de videoconferencias de Google para entornos empresariales. La plataforma forma parte del conjunto de apps G Suite, y permite agendar videoconferencias y generar códigos de reuniones para tener un mayor control de las personas que deben asistir a una junta determinada.

  • Skype

La versión gratuita de Skype permite hacer video llamadas de hasta 50 personas. Igualmente, para llamadas de audio se puede conectar hasta 25 personas de forma simultánea. El servicio también habilita la opción de grabar la video llamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.

  • Zoom

La aplicación permite hacer video llamadas por medio de reuniones grupales, grabar las sesiones y compartir pantalla. En la versión gratuita se pueden generar encuentros de hasta 40 participantes, aunque las reuniones están limitadas a 40 minutos.

También debemos considerar que se necesita hacer un cambio en el control del trabajo de los colaboradores, dado que el seguimiento de las tareas diarias ya no puede ser exclusivamente por horarios, sino por tareas cumplidas que propicien el aumento en la productividad y un mejor balance entre los intereses personales y profesionales.

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Es por ello que lo mejor es organizarse y contar con las herramientas necesarias para el home office:

Plantillas de trabajo para Home Office pueden ser una herramienta genial a la hora de organizar el trabajo en remoto o  home office. Gracias a ellas puedes tener todo controlado, desde la jornada laboral hasta la gestión de proyectos. Ej.  Plantilla Excel control de tareas

Diagrama de Gantt

Es un cronograma de un proyecto o sistema de desglose de trabajo que sirve como hoja de ruta para abordar un proyecto según unos plazos determinados. Este ayuda a implantar un flujo de trabajo ágil, algo indispensable en el trabajo por proyectos. Te ayudará a realizar un seguimiento eficaz de tus proyectos y de las tareas de cada uno de los miembros de tu equipo.

Plantilla de control horario y jornada

Para trabajar desde casa se ha de tener una muy buena organización, y ya no de tareas, sino también del tiempo. Ser consciente de nuestra jornada laboral y de nuestro horario resulta indispensable para no terminar haciendo horas de más o trabajo de menos.

¿Qué factores debes analizar para saber si están listos tus trabajadores para trabajar desde casa? Realiza esta cuestionario de autoevaluación si quieres implantar el trabajo remoto y no fallar en el intento. Un modelo de trabajo que aboga por la conciliación familiar y laboral.

Además de las plataformas y herramientas mencionadas también se requiere agilizar el trabajo remoto, por lo que, es necesario que un técnico en sistemas verifique el nivel de instalación con que cuenta el colaborador de home office en su domicilio, la velocidad del internet, la seguridad en transferencia de datos y  la posibilidad de estar conectados permanentemente:

  • Conexión de Internet debe ser confiable y de buen alcance
  • Protección de datos personales y empresariales
  • Cuidar de la propiedad intelectual
  • Establecer las restricciones sobre uso de programas Informáticos
  • Disponer de Soporte técnico que apoye vía electrónica al personal de home office
  • Crear una estrategia de seguridad y confidencialidad de la información.
  • Respaldo de datos de home office

Si requieres apoyo o asesoría para contratar y administrar a tus empleados en este nuevo esquema de Home Office, visita nuestro sitio web, en Great Team tenemos la solución adecuada para tu empresa:  www.greatteam.mx/home-office

Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Capital Humano
www.greatteam.mx

El Home Office y la Ley Federal del Trabajo (LFT) ¿Tu empresa cumple con ella?

El trabajo a distancia o Home Office se encuentra regulado de manera específica en la Ley Federal del Trabajo (LFT) en el artículo 311 y lo define como Teletrabajo, es considerado como “trabajo a domicilio” y se realiza a distancia utilizando tecnologías de la información y comunicación.

Es importante precisar la diferencia que existe entre la persona Freelance y el empleado Home Office, el primero es la persona que en forma independiente y autónoma realiza para otros un trabajo, sin subordinación económica y sin encontrarse sujeto a un horario de labores o bajo la dirección de un superior jerárquico, el empleado Home office trabaja para un patrón, quien lo contrata y paga y el trabajo lo realiza en su domicilio.

También es muy relevante considerar que no todos los puestos se adaptan a Home Office, ya que no todos implican responsabilidades específicas que requieren de la modalidad de autogestión, tampoco todos los colaboradores de la empresa disponen de las competencias propias que demanda el perfil del trabajo en casa, igualmente se debe evaluara si el empleado dispone del espacio apropiado y saludable para realizar el trabajo exigido.

Ahora bien, el Home Office no modifica las condiciones de trabajo tales como actividades, horarios y salario, únicamente modifica el lugar en el que se desempeñarán dichas actividades. Tampoco exige pago a tiempo extraordinario y los empleados, deberán recibir el mismo trato que el personal de oficina, en igualdad, remuneración, capacitación, formación, seguridad social, acceso a mejores oportunidades laborales, es recomendable que la empresa estipule en un documento legal y firmado por la empresa y el empleado, el trabajo de home office (trabajo en casa) en el cual se establecen los términos y condiciones de este esquema:

 

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La Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS) también requiere se haga un registro de patrones del trabajo a domicilio en la Oficialía de partes de la Dirección General de Inspección del Trabajo Federal y se lleve un Libro de Registro a domicilio, de observación por parte de la autoridad laboral.

Si requieres asesoría para la contratación de tus colaboradores en el esquema de Home Office o prefieres que nosotros nos hagamos cargo de todos los contratos y administración de tu personal en este esquema, ¡Contáctanos!: www.greatteam.mx/contactanos

Artículo por:  Lic. Luz del Carmen García
Socio Consultor
Great Team – Capital Humano
www.greatteam.mx

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